Algemeen

Module Dossiers

Deze module is de belangrijkste. Dankzij deze module, beheert men alle informatie in verband met een zaak, en in het bijzonder de schuldvorderingen.

Dossiersignaletiek

• Onbeperkt aantal partijen per dossier ;
• Manuele of automatische nummering(en), numerieke of alfanumerieke referenties ;
• Snel zoeken dankzij onbeperkt aantal zoekcriteria, afzonderlijk of gecumuleerd; Opzoeking bij benadering ;
• Veld Memo voor alle informatie welke niet standaard voorzien is in de software ;
• Vastleggen van tariferingsmethode en parameters per zaak ;
• Toegang tot alle informatie betreffende een zaak vanaf het venster Zaken door het gebruik van fichebladen ;
  
  • Signaletiek der partijen ;
  • Prestaties;
  • Agenda/Vervaldagboek ;
  • Boekhoudkundige fiche van de zaak ;
  • Overschrijvingen in loop ;
• De gegevens bijven beschikbaar zelf na het afsluiten van de zaak.

Personen- en vennootschappensignaletiek

• Snel zoeken dankzij onbeperkt aantal zoekcriteria, afzonderlijk of gecumuleerd; Opzoeking bij benadering ;
• Naast de gebruikelijke gegevens, op het invoerscherm en dankzij fichebladen, kan met de volgende informatie bijhouden :
  
  • Onbeperkt aantal communicatiemiddelen (tel, fax, Gsm, e-mail, Internet,…) ;
  • Burgerlijke stand ;
  • Boekhoud en handels gegevens ;
  • Veld Memo voor alle informatie welke niet standaard voorzien is in de software ;
  • Onbeperkt administratieve velden, bij voorbeeld pensioennummer, rsz-nummer ;
  • Adres voor de briefwisseling ;
  • Voor de vennootschappen, onbeperkt aantal subcontacten met de mogelijkheid om voor elke subcontact een eigen signaletiek in te geven (adres, telefoon, fax, …) ;
  • Overzicht van de facturen en betalingen.

Functie Alarmsignalen

• Agenda en Vervaldagboek per dag of voor een periode ;
• Openstaande zaken, dit zijn de onbewogen zaken sedert een aantal dagen. Dit aantal dagen is vastgelegd door de gebruiker. Deze laatste kan een openstaande zaak inschrijven in het vervaldagboek ;
• Zaken met kredietoverschrijdingen, dit zijn de zaken waarin het boekhoudsaldo lager is dan de vooropgestelde limiet. Voor deze dossiers, heeft de gebruiker de mogelijkheid om een bijkomende provisie te vragen om de uitgegeven kosten te dekken.

Module Avoword

AvoncA gebruikt de huidige standaard op de markt : Word van Microsoft.
Dit is een blijk van stevigheid, standaardisatie en duurzamheid.

De integratie met deze tekstverwerker laat toe om in uw briefwisseling alle soorten van informatie op te nemen, afkomstig van de verschillende AvoncA modules (adressen afkomstig van het dossierbeheer, herinnering erelonen, vaststellingen, fakturatie, e.z.…).

Het beheer van de briefwisseling is daardoor grotendeels vereenvoudigd en geautomatiseerd.

• Gebruik van standaard brieven met automatisch invoegen van variabelen ;
• Publipostage: zending van een typebrief aan een geheel van bestemmelingen (bijvoorbeeld: verhuizingsadvies dat naar de alle leveranciers wordt verzonden) ;
• De bestemmeling (en) wordt (worden) geselecteerd al dan niet verbonden partijen aan het dossier.
  In het geval dat verschillende bestemmelingen werden geselecteerd, heeft men de keuze tussen verschillende type-brieven of één standaard brief die alle bestemmelingen insluit ;
• Een nieuwe partij kan vanaf de tekstverwerking toegevoegd worden aan de zaak;
• Mogelijkheid om de dagelijkse brieven te bewaren in een maandelijks bestand per secretaresse ;
• De registratie van de kosten en/of uitkeringen: zowel de briefwisselingskosten als de prestaties (opstellen van de brief of andere) kunnen worden geregistreerd ;
• Automatische afdruk van de vaststellingen of uitstellingen, provisieaanvragen, ereloonnota's, ereloonnota's herrineringen, schuldvorderingsbrieven ;
• De gebruiker kan de bestaande modellen wijzigen of zijn eigen modellen creëren via een assistent van integratie van velden;

Module Boekhouding

Deze module beantwoordt uitstekend aan de normen van het beroep op dit gebied.
Zijn mogelijkheden laten toe om het te gebruiken als een echt werktuig van beheer.

Er bestaat een specifieke versie van Avonca voor de advocatenkantoren die een burgerlijke vennootschap hebben gevormd.

Invoeren van de gegevens

• Het rekeningstelsel: bepaald door de advocaat en dus aangepast aan zijn kantoor. Het is het echte uitgangspunt van zijn boekhoudsysteem.
  Voor de kantoren in vennootschap, gebruik van het Genormaliseerde Minimale Rekeningstelsel ;
• De boekhoudbewegingen: de registraties gebeuren vanaf de bank rekeninguittreksels, de girocheques en de contant bewegingen contant (in BEF, EURO of andere valuta) ;
• Facturen klanten en leveranciers/(in BEF, EURO of andere valuta) ;
• Overschrijvingsopdrachten (in BEF, EURO of andere valuta) ;
  • Mogelijke keuze tussen de gewone rekening en de derden rekening ;
  • Voorbereiding van de overschrijvingsopdrachten en zending hiervan aan de bank ofwel via de afdruk van een collectieve overschrijving, ofwel via de generatie van een bestand dat electronisch wordt overgebracht (systeem ISABEL) ;
  • Automatische inschrijving van al deze betalingen na debet van de bankrekening.

Rapporten

Zij worden automatisch gecreëerd vanaf de inschrijving van de boekhoudbewegingen, klanten of leveranciersfacturen..

• Dagboek (officieel model), individuele fiche van de zaak ;
• Lijst van de inkomende / uitgaande provisies ;
• Lijst van de inkomende / uitgaande derden gelden ;
• Lijst van de beroepsuitgaven ;
• Fiches 281.50 en samenvatting 325.50 ;
• De individuele rekening van de zaak omvat evengoed de financiële als de niet-financiële financiële bewegingen zoals prestaties, aanvraag provisies of erelonen, lopende overschrijvingen) ;
• De boekhoudfiche van een klant: globaal beeld over de financiële situatie van alle zaken die voor dezelfde klant worden behandeld ;
• De afdruk van de overschrijvingen: lijst van alle stortingen van een dag die, gedateerd en ondertekend, wordt verzonden naar de bank als globale overschrijving (eventueel per modem) ;
• Rappel d'honoraires automatiques ou personnalisés, plusieurs niveaux de rappels
• Automatische rappel erelonen, verschillende niveau's van rappels ;
• Exploitatieresultaat van het kantoor over een bepaalde periode ;
• De dagboekn van de financiële verrichtingen over een bepaalde periode : controle en opvolging van de rekeninguittreksels in bank en de bewegingen van de kassa ;
• Vervaldagboeken klanten en leveranciers ;
• Grootboek klanten en leveranciers ;
• Geautomatiseerde BTW berekeningen.

Module Prestaties

Deze module beheert de prestaties en de onkosten gekoppeld aan een zaak.

Voornaamste functies

• Ingeven van de kosten en prestaties teneinde de opmaak van de staat erelonen op gedetailleerde wijze, of op globale wijze ;
• Ingeven van niet factureerbare prestaties ;
• Automatische berekening van de kosten en de prestaties volgens een intern, aanpasbaar tarief ;
• Verschillende methodes van tariefbepaling zijn mogelijk :
  • Vastuurtarief ;
  • Veranderlijk uurtarief in functie van factoren ;
    • Belang van het dossier ;
    • Situatie van de klant ;
    • Dringendheid ;
    • Moeilijkheid ;
    • Resultaat ;
    • Bevoegdheid ;
    • Ervaring ;
  • Tarief volgens de prestatie : tot 10 tarieven per prestatie kunnen worden bepaald ;
• Mogelijkheid om een aanvraag provisie uit te voeren ;
• Staat van kosten en honoraria worden automatisch berekend door de software en kunnen worden gewijzigd in Word of Excel ;
• Statistische lijsten per datum, advocaat, zaak, klant, soort prestatie ;
• Samenvatting per soort prestatie ;
• Samenvatting per medewerker ;
• Voorbereidingslijst op de facturering.

Module Agenda & Vervaldagboek

Het beheer van de afspraken, maar ook van te verwezenlijken specifieke acties is vaak erg ingewikkeld. Vooral als verschillende personen op een zaak werken.

Deze module vereenvoudigt en automatiseert deze verschillende taken.

De agenda

Het programma "agenda" beheert de taken van de advocaten en medewerkers van het kantoor..

• De raadpleging op het scherm van de agenda voor een dag, een week, of een maand ;
• De functie Alarmsignalen : laat toe om heel snel de afspraken, de zittingen van de dag of de volgende dagen te raadplegen ;
• De statistische lijsten: per datum, per medewerker, per zaak, per rechtsmacht ;
• De synchronisatie met Microsoft Outlook XP ;

Het vervaldagboek

Het programma "vervaldagboek" beheert de gebeurtenissen in verband met termijnen betreffende een zaak.

• Hij geeft automatisch een uiterste datum volgens het ingeschreven soort actie ;
• Een lijst van "dossiers in het vervaldagboek" kan op elk moment uitgegeven worden ;
• Functie Alemsignalen : laat toe om snel de taken van de dag of van de volgende dag te raadplegen ;
• De statistische lijsten: per soort actie, per medewerker, per zaak, per datum ;
• Synchronisatie met Microsoft Outlook XP;